Una de las decisiones más importantes es si utilizar un organizador de eventos en tu país de origen o en Israel, ya que él/ella será responsable de cada detalle que determine el éxito de tu boda, bar/bat mitzvá, evento corporativo u otra ocasión.
Si decides contratar a un organizador de eventos en Israel, por un lado puedes estar seguro de que tiene buenas conexiones, sabe cómo tratar con proveedores y lugares para eventos y, en general, cómo hacer las cosas en una cultura muy diferente sin perder tu tiempo ni dinero. Sin embargo, al mismo tiempo, debes preocuparte por la comunicación con alguien a quien quizás solo puedas ver en persona una o dos veces, si tienes suerte, que vive en otra zona horaria y proviene de una cultura diferente.
Contratar a un organizador de eventos en tu país significa que probablemente podrás reunirte con él/ella y estar en contacto constante en horarios normales, pero a menos que el organizador tenga una amplia experiencia y un equipo o socio en Israel, debes preocuparte por si podrá manejarse lo suficientemente bien en un entorno muy diferente al de EE. UU., Reino Unido, Australia o cualquier otro lugar fuera de Medio Oriente para organizar tu evento a tiempo y según tus especificaciones, sin sobrepasar el presupuesto.
Al final, es una decisión personal que debes tomar según tus propias necesidades, pero pedimos a organizadores de eventos locales y extranjeros que opinaran sobre el tema para mostrarte lo que un planificador de tu evento en Israel debe ser capaz de hacer y lo que piensan sobre elegir a alguien local frente a alguien cercano a casa.
Principales Cualidades de un Gran Organizador de Eventos
Como organizadora y consultora independiente que trata personalmente con cada cliente y cada aspecto de su evento, creo que la cualidad más importante que debes buscar en cualquier organizador de eventos es la comunicación. Debes sentir que tu organizador de eventos podría ser uno de tus mejores amigos. Si logras establecer este nivel de comunicación abierta, entonces puedes estar seguro de que tu organizador entiende tus deseos y necesidades, tus gustos y las pequeñas cosas que son importantes para ti.
Cortesía de Batya Heller Events
Penny Rabinowitz -- Penny & Co. Events (EE. UU. e Israel)
Foto: Cortesía de Penny & Co. Events
La cualidad más importante para planificar un evento en Israel es el conocimiento del “terreno”: los proveedores y profesionales con los que hay que tratar para producir un evento fantástico desde miles de kilómetros de distancia.
Tratar con proveedores en Israel es extremadamente diferente que en los países occidentales. Por un lado, son más relajados (por ejemplo: “¡No te preocupes! ¡Todo saldrá bien!”), pero al mismo tiempo son muy tercos (por ejemplo: “Así es como lo hacemos aquí y no se puede hacer de otra manera”).
Por supuesto, también debes tener en cuenta qué es lo más importante para ti y cuánto trabajo deseas hacer por tu cuenta. Diferentes organizadores ofrecen diferentes servicios. Algunos solo coordinan la logística, mientras que otros —como Penny & Co. Events— ofrecen decoración y diseño personalizados, creando un paquete completo y simplificando el proceso para el cliente.
¿Elegir Local o Quedarse Cerca de Casa?
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Foto: Cortesía de Penny & Co. Events
Lo ideal es trabajar con una empresa que pueda ofrecerte alguien en tu país de origen para ayudarte con la planificación previa al evento y alguien en Israel para el conocimiento local y la ejecución. Ese es el modelo que hemos adoptado en Penny & Co. Events.
Tenemos organizadores en ambos países para asegurar a cada cliente que celebrar su evento en Israel será una experiencia fluida, que les permita disfrutar del proceso sin estrés.
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Cuando comencé a organizar eventos, solía trabajar con planificadores locales en los países de mis clientes porque pensaba que alguien cercano podría comunicarse mejor y más rápido con ellos. Pero con la experiencia aprendí que los clientes básicamente describen sus sueños y necesitan una conexión directa con la persona que está en el lugar, ocupándose de todos los detalles que hacen realidad ese sueño. Para el organizador, eso significa ajustarse al horario del cliente, pero eso forma parte del trabajo.
Así que, aunque creo que es posible planificar un buen evento desde fuera del país, si quieres el mejor resultado posible, el evento de tus sueños, entonces necesitas a alguien que se ocupe en persona de todos los detalles en el lugar.
Un Consejo de los Expertos
Algunos consejos adicionales de nuestros colaboradores:
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Foto: Cortesía de Penny & Co. Events
No intentes hacerlo todo tú solo. Cuando las personas del extranjero vienen a Israel para celebrar, sus expectativas, comprensiblemente, son que el evento salga perfecto y luzca magnífico, aunque no tengan idea de lo que implica lograrlo. Un organizador calificado y con experiencia es el profesional perfecto para asegurarse de que tu evento se ejecute al nivel al que estás acostumbrado, sin tener que lidiar con proveedores desconocidos.
Un ejemplo es cuando una amiga mía decidió no contratar a un organizador para el bar mitzvá de su hijo en Israel y pensó que podía manejarlo todo ella misma.
Todos sus invitados se alojaron en un hotel de primera categoría en Jerusalén y ella encargó cestas de bienvenida a distancia para cada habitación, enviando al gerente de catering la lista de habitaciones. Solicitó y esperaba que se entregaran en cada cuarto antes de Shabat.
Nunca vio una muestra terminada de las cestas, pero pensó que serían elegantes según lo que le describió al proveedor. La persona con la que estaba en contacto le aseguró que entendía exactamente lo que quería.
Sin embargo, cuando llegó el día, las cestas no estaban a la altura de sus expectativas y, peor aún, nunca aparecieron en las habitaciones antes de Shabat. Cuando preguntó al gerente qué había pasado, la respuesta fue: “¡Tienes que pagar extra por ese servicio!” Era la primera vez que oía eso.
Batya Heller Events
Foto: Cortesía de Batya Heller Events
Recomiendo altamente utilizar un organizador de eventos con base en Israel, pero si vas a contratar a uno en tu país de origen, asegúrate de que esté tan comprometido con el éxito de tu evento como tú.
Eso significa que debe viajar a Israel en los días previos y durante tu evento, y hacer uno o más viajes durante el proceso de planificación para coordinar cosas en persona.
Sobre los Organizadores de Eventos
Batya Heller Events
Batya Heller es una organizadora y consultora independiente con sede en Jerusalén con una gran experiencia en la planificación de eventos en Israel para clientes del extranjero, incluidos Estados Unidos y Reino Unido.
Ella adopta un enfoque personal con cada cliente y cada evento, manteniendo una comunicación abierta durante todo el proceso de planificación para asegurarse de que cada celebración supere las expectativas.
Penny & Co. Events
Penny & Co. Events (antes "Save the Day Events") ha estado en el negocio de crear y producir eventos exquisitos —desde bar/bat mitzvás y bodas hasta eventos corporativos— en Estados Unidos durante 23 años y en Israel durante los últimos 6 años.
La empresa se especializa en diseñar celebraciones creativas y únicas donde no se descuida ningún detalle, y emplea colaboradores tanto en EE. UU. como en Israel, simplificando el proceso de planificación y asegurando que sus clientes puedan llegar a Israel como invitados en sus propios eventos llave en mano, dejando todos los detalles en manos de Penny & Co.