L’un des plus grands choix à faire est de décider si vous souhaitez engager un organisateur d’événements dans votre pays d’origine ou en Israël, car il sera responsable de chaque détail déterminant le succès de votre mariage, bar/bat mitzvah, événement d’entreprise ou toute autre occasion.
Si vous choisissez un organisateur basé en Israël, vous pouvez d’une part être assuré qu’il a de bonnes relations, sait comment gérer les fournisseurs et lieux d’événements et, en général, fait avancer les choses dans une culture très différente sans vous faire perdre temps et argent. Cependant, vous devez aussi gérer la communication avec quelqu’un que vous ne verrez peut-être qu’une ou deux fois en personne, si vous avez de la chance, qui vit dans un fuseau horaire différent et vient d’une culture différente.
Engager un organisateur proche de chez vous signifie probablement que vous le rencontrerez et serez en contact régulier pendant les heures habituelles, mais à moins qu’il n’ait une grande expérience et une équipe ou un partenaire en Israël, vous devrez vous inquiéter de sa capacité à gérer efficacement un environnement très différent de celui des États-Unis, du Royaume-Uni, d’Australie ou de n’importe quel autre pays hors du Moyen-Orient, pour organiser votre événement à temps et selon vos exigences, sans dépasser le budget.
En fin de compte, c’est une décision personnelle basée sur vos besoins, mais nous avons demandé à des organisateurs locaux et étrangers de partager leur avis pour vous donner une idée de ce qu’un organisateur doit être capable de faire pour votre événement en Israël, et ce qu’ils pensent du choix entre local ou proche de chez soi.
Qualités principales d’un excellent organisateur d’événements
En tant qu’organisatrice indépendante et consultante qui traite personnellement avec chaque client et chaque aspect de leur événement, je pense que la qualité la plus importante à rechercher chez un organisateur est la communication. Vous devez avoir l’impression que votre organisateur pourrait être l’un de vos meilleurs amis. Si vous établissez ce niveau d’échange ouvert, vous pouvez être sûr qu’il comprend vos désirs, vos besoins, vos goûts et les petits détails qui comptent pour vous.
Avec l’aimable autorisation de Batya Heller Events
Penny Rabinowitz – Penny & Co. Events (États-Unis & Israël)
Photo : Avec l’aimable autorisation de Penny & Co. Events
La qualité la plus importante pour planifier un événement en Israël est la connaissance du « terrain » – les fournisseurs et professionnels avec lesquels il faut traiter pour organiser un événement fantastique à des milliers de kilomètres.
Travailler avec les fournisseurs en Israël est très différent de ce qui se fait dans les pays occidentaux. D’une part, ils sont plus détendus (par exemple, « Ne vous inquiétez pas ! Tout ira bien !»), mais d’autre part, extrêmement têtus (par exemple, « C’est comme ça qu’on fait ici et ça ne peut pas être autrement ! »).
Bien sûr, il faut aussi prendre en compte ce qui est important pour vous et combien vous souhaitez faire vous-même. Les organisateurs proposent différents services. Certains se chargent uniquement de la coordination logistique, tandis que d’autres – comme Penny & Co. Events – offrent une décoration et un design personnalisés, créant un package complet et simplifiant le processus pour le client.
Local ou proche de chez soi ?
Penny & Co. Events
Photo : Avec l’aimable autorisation de Penny & Co. Events
Idéalement, vous devriez travailler avec une entreprise qui peut vous fournir une personne dans votre pays d’origine pour aider à la planification avant l’événement, et quelqu’un sur place en Israël pour la connaissance locale et l’exécution. C’est le modèle que nous avons adopté chez Penny & Co. Events.
Nous avons des organisateurs dans les deux pays afin d’assurer à chaque client que l’organisation de leur événement en Israël sera une expérience fluide, leur permettant de profiter du processus sans stress.
Batya Heller Events
Photo : Tekno Art Photography
Lorsque j’ai commencé à organiser des événements, je travaillais avec des organisateurs locaux dans les pays d’origine de mes clients, car je pensais que quelqu’un de proche pourrait communiquer plus rapidement et efficacement avec eux. Mais avec l’expérience, j’ai appris que les clients décrivent essentiellement leurs rêves et qu’ils ont besoin d’un contact direct avec la personne sur place, qui s’occupe de tous les détails pour concrétiser ce rêve. Pour l’organisateur, cela signifie s’adapter à l’emploi du temps du client, mais cela fait partie du travail.
Donc, bien qu’il soit possible d’organiser un bel événement à distance, si vous souhaitez obtenir le meilleur résultat possible, l’événement de vos rêves, vous avez besoin de quelqu’un qui gère tous les détails en personne, sur place.
Conseils avisés
Voici quelques conseils supplémentaires de nos contributeurs :
Penny & Co. Events
Photo : Avec l’aimable autorisation de Penny & Co. Events
Ne tentez pas de tout faire vous-même. Lorsque des personnes viennent de loin pour célébrer en Israël, leurs attentes sont naturellement que leur événement se déroule sans accroc et soit magnifique, mais elles ignorent souvent ce que cela implique. Un organisateur qualifié et expérimenté est le professionnel parfait pour s’assurer que votre événement soit exécuté selon leurs habitudes, sans avoir à gérer des fournisseurs inconnus.
Par exemple, une amie à moi a décidé de ne pas engager d’organisateur pour la bar-mitsvah de son fils en Israël, pensant pouvoir tout gérer elle-même.
Tous ses invités étaient hébergés dans un hôtel haut de gamme à Jérusalem, et elle avait commandé des paniers d’accueil à distance pour chaque chambre, envoyant la liste au responsable traiteur. Elle s’attendait à ce qu’ils soient livrés dans chaque chambre avant le Shabbat.
Elle n’a jamais vu un panier complet avant le jour J, mais pensait qu’ils seraient élégants d’après ses descriptions au prestataire. La personne en contact avec elle lui avait assuré qu’elle avait bien compris ses attentes.
Mais le jour venu, les paniers n’étaient pas du tout conformes à ses exigences, et pire encore, ils n’ont jamais été livrés dans aucune chambre avant le Shabbat ! Lorsqu’elle a demandé au responsable ce qui s’était passé, la réponse fut : « vous devez payer un supplément pour ce service ! », c’était la première fois qu’elle en entendait parler.
Batya Heller Events
Photo : Avec l’aimable autorisation de Batya Heller Events
Je recommande vivement d’utiliser un organisateur basé en Israël, mais si vous choisissez d’en engager un dans votre pays, assurez-vous qu’il soit aussi dévoué à la réussite de votre événement que vous l’êtes.
Cela signifie qu’il doit se rendre en Israël avant et pendant votre événement, et faire un ou plusieurs voyages pendant la préparation pour coordonner les choses sur place.
À propos des organisateurs d’événements
Batya Heller Events
Batya Heller est une organisatrice d’événements indépendante et consultante basée à Jérusalem, avec une grande expérience dans la planification d’événements en Israël pour des clients étrangers, notamment des États-Unis et du Royaume-Uni.
Elle adopte une approche personnelle avec chaque client et chaque événement, maintenant une communication ouverte tout au long du processus de planification afin de garantir que chaque célébration dépasse les attentes.
Penny & Co. Events
Penny & Co. Events (anciennement "Save the Day Events") crée et organise des événements exquis — des bar/bat mitzvah et mariages aux événements d’entreprise — aux États-Unis depuis 23 ans, et en Israël depuis 6 ans.
La société se spécialise dans la conception de célébrations créatives et uniques où aucun détail n’est négligé, employant des collaborateurs aux États-Unis et en Israël, simplifiant ainsi la planification et assurant à leurs clients qu’ils pourront arriver en Israël en tant qu’invités à leurs événements clés en main, en laissant tous les détails à Penny & Co.