Una delle scelte più importanti è se affidarsi a un event planner nel tuo Paese o in Israele, poiché sarà responsabile di ogni dettaglio che determina il successo del tuo matrimonio, bar/bat mitzvah, evento aziendale o qualsiasi altra occasione.
Se decidi di utilizzare un event planner in Israele, da un lato puoi stare tranquillo perché ha buoni contatti, sa come gestire i fornitori e le location per eventi e, in generale, sa portare a termine le cose in una cultura molto diversa senza farti perdere tempo e denaro. Allo stesso tempo, però, dovrai preoccuparti di comunicare con qualcuno che potresti riuscire a incontrare di persona una o due volte al massimo, che vive in un fuso orario diverso e proviene da una cultura differente.
Scegliere un event planner vicino a casa significa che probabilmente potrai incontrarlo e restare in contatto costante in orari normali, ma a meno che non abbia una grande esperienza e un team o un partner in Israele, resta il dubbio che riesca a gestire adeguatamente un contesto molto diverso da quello di USA, Regno Unito, Australia o, in generale, da qualsiasi realtà al di fuori del Medio Oriente, organizzando l’evento in tempo e secondo le tue specifiche senza sforare il budget.
Alla fine, è una decisione personale da prendere in base alle proprie esigenze; per questo abbiamo chiesto a event planner locali e internazionali di esprimere la loro opinione, per offrirti un quadro chiaro di ciò che un planner per il tuo evento in Israele deve saper fare e di cosa pensano della scelta tra un professionista locale e uno vicino a casa.
Le qualità principali di un grande event planner
Come planner e consulente indipendente che segue personalmente ogni cliente e ogni aspetto dell’evento, ritengo che la qualità più importante da cercare in un event planner sia la comunicazione. Dovresti sentire che il tuo planner potrebbe diventare uno dei tuoi migliori amici. Se riesci a instaurare questo livello di comunicazione aperta, puoi essere certo che il planner comprenderà desideri e necessità, gusti e quei piccoli dettagli per te importanti.
Per gentile concessione di Batya Heller Events
Penny Rabinowitz — Penny & Co. Events (USA & Israele)
Foto: per gentile concessione di Penny & Co. Events
La qualità più importante per pianificare un evento in Israele è la conoscenza del “terreno” — i fornitori e i professionisti con cui interfacciarsi per realizzare un evento straordinario da migliaia di chilometri di distanza.
Relazionarsi con i fornitori in Israele è molto diverso rispetto ai Paesi occidentali. Da un lato sono più rilassati (es. “Non preoccuparti! Andrà tutto bene!”), dall’altro possono essere estremamente inflessibili (es. “Qui si fa così e non si può fare in altro modo!”).
Naturalmente, devi considerare anche ciò che è importante per te e quanto lavoro vuoi fare in prima persona. I servizi offerti dai planner variano: alcuni si occupano esclusivamente della logistica, mentre altri — come Penny & Co. Events — curano internamente décor e design personalizzati, creando un pacchetto completo e semplificando il processo per il cliente.
Meglio locale o vicino a casa?
Penny & Co. Events
Foto: per gentile concessione di Penny & Co. Events
L’ideale è lavorare con una realtà che possa offrire una figura nel tuo Paese per la fase di pre-pianificazione e qualcuno operativo in Israele per la conoscenza del territorio e l’esecuzione. È il modello adottato da Penny & Co. Events.
Abbiamo planner in entrambi i Paesi per garantire a ogni cliente un’esperienza di pianificazione fluida, che consenta di godersi il processo senza stress.
Batya Heller Events
Foto: Tekno Art Photography
All’inizio collaboravo con planner locali nei Paesi dei miei clienti perché pensavo che qualcuno vicino a loro potesse comunicare meglio e più velocemente. Con l’esperienza ho capito che i clienti descrivono i loro sogni e hanno bisogno di un contatto diretto con chi è sul posto e cura tutti i dettagli che li trasformano in realtà. Per il planner, questo significa adattarsi agli orari del cliente: fa parte del lavoro.
Quindi, sebbene sia possibile pianificare un buon evento dall’estero, per ottenere il miglior risultato — l’evento dei tuoi sogni — serve qualcuno che si occupi di tutto di persona, in loco.
Un consiglio da amici
Alcuni suggerimenti extra dai nostri contributor:
Penny & Co. Events
Foto: per gentile concessione di Penny & Co. Events
Non cercare di fare tutto da solo. Chi viene da fuori per celebrare in Israele si aspetta, comprensibilmente, che l’evento fili liscio e appaia magnifico, ma spesso non ha idea di cosa serva per raggiungere questo obiettivo. Un planner qualificato ed esperto è il professionista ideale per garantire uno standard elevato senza dover gestire fornitori sconosciuti.
Un esempio: un’amica decise di non assumere un planner per il bar mitzvah del figlio in Israele, convinta di poter gestire tutto da sola.
Tutti i suoi ospiti alloggiavano in un hotel di alta gamma a Gerusalemme; ordinò a distanza cesti di benvenuto per ogni camera e inviò al responsabile catering l’elenco delle stanze, chiedendo che venissero consegnati prima di Shabbat.
Non vide mai un campione finito ma pensava sarebbero stati eleganti in base alla descrizione fornita. La referente le assicurò di aver capito perfettamente.
Quando arrivò il giorno, i cesti non erano all’altezza delle aspettative e, peggio ancora, non furono recapitati in nessuna camera prima di Shabbat! Alla richiesta di spiegazioni, il manager rispose: “Per quel servizio bisogna pagare un extra!” — prima volta che lo sentiva.
Batya Heller Events
Foto: per gentile concessione di Batya Heller Events
Consiglio vivamente di affidarsi a un event planner con base in Israele; se però scegli un planner del tuo Paese, assicurati che sia tanto determinato quanto te a far riuscire l’evento.
Ciò significa che dovrebbe viaggiare in Israele nei giorni che precedono e durante l’evento e fare uno o più viaggi durante la pianificazione per coordinare di persona.
Informazioni sugli event planner
Batya Heller Events
Batya Heller è una event planner e consulente indipendente con sede a Gerusalemme, con una vasta esperienza nell’organizzazione di eventi in Israele per clienti provenienti dall’estero, inclusi Stati Uniti e Regno Unito.
Adotta un approccio personale per ogni cliente ed evento, mantenendo una comunicazione costante durante tutto il processo di pianificazione per garantire che ogni celebrazione superi le aspettative.
Penny & Co. Events
Penny & Co. Events (precedentemente “Save the Day Events”) crea ed esegue eventi di grande pregio — da bar/bat mitzvah e matrimoni a eventi aziendali — da 23 anni negli Stati Uniti e da 6 anni in Israele.
L’azienda è specializzata nella progettazione di celebrazioni creative e uniche, in cui nessun dettaglio viene trascurato, e impiega collaboratori sia negli USA sia in Israele, semplificando la pianificazione e assicurando che i clienti possano arrivare in Israele come ospiti ai propri eventi “chiavi in mano”, lasciando tutti i dettagli a Penny & Co.